Kali ini kami akan menjelaskan mengapa penting mendapatkan sertifikasi ISO 27701 di Indonesia. Simak penjelasan kami selengkapnya.
“Perlukah mendapatkan ISO 27701 di Indonesia?”
“Saya bingung bagaimana cara mematuhi UU PDP…”
Jika Anda memiliki kekhawatiran seperti ini, Anda tidak sendiri. Banyak perusahaan saat ini sedang mencari cara yang tepat untuk mematuhi regulasi perlindungan data pribadi yang semakin ketat.
Mendapatkan sertifikasi ISO 27701 di Indonesia merupakan langkah strategis untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data pribadi serta membangun kepercayaan yang lebih kuat terhadap perusahaan Anda.
ISO 27701 adalah standar internasional yang secara khusus mengatur pengelolaan data pribadi, dan memiliki banyak kesamaan prinsip dengan UU PDP (Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi) yang berlaku di Indonesia. Dengan mengadopsi standar ini, perusahaan tidak hanya memperkuat sistem manajemen data pribadi secara internal, tetapi juga menunjukkan komitmen nyata terhadap perlindungan data kepada pelanggan dan mitra bisnis.
Artikel ini membahas ringkas tentang ISO 27701, alasan pentingnya bagi perusahaan di Indonesia, keuntungan dan tantangan penerapannya, langkah implementasi, serta estimasi biayanya.
Jika Anda masih bingung menghadapi UU PDP atau berencana ekspansi ke pasar global, simak informasi di halaman ini sebagai panduan awal yang sangat bermanfaat.
Apa itu ISO 27701?
ISO 27701 adalah standar internasional untuk mengelola data pribadi secara aman.
Standar ini merupakan pengembangan dari ISO 27001, yaitu standar untuk sistem manajemen keamanan informasi, dengan menambahkan aspek perlindungan privasi.
Melalui ISO 27701, dijelaskan secara rinci bagaimana suatu organisasi harus menangani data pribadi seperti nama, alamat, dan alamat email, siapa yang bertanggung jawab, serta bagaimana data tersebut harus dilindungi.
Standar ini sangat relevan bagi perusahaan yang memiliki kantor cabang di luar negeri atau yang menangani banyak data pribadi. Dengan menerapkan ISO 27701, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan dari mitra bisnis dan pengguna, yang merupakan salah satu manfaat utamanya.
Perbedaan ISO 27701 dan P-Mark
ISO 27701 dan P-Mark (Privacy Mark) sama-sama merupakan sistem untuk mengelola informasi pribadi secara tepat, namun terdapat perbedaan dalam tujuan dan cakupan masing-masing.
Pertama, P-Mark adalah sistem yang berlaku di dalam negeri Jepang dan disertifikasi oleh JIPDEC (Japan Information Processing Development Corporation).
Tujuan utamanya adalah membangun sistem pengelolaan informasi pribadi berdasarkan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi yang berlaku di Jepang.
Di sisi lain, ISO 27701 adalah standar internasional yang memudahkan penyesuaian dengan hukum dan bisnis di luar negeri.
Sementara itu, P-Mark unggul dalam membangun kepercayaan dan citra di dalam Jepang, sedangkan ISO 27701 lebih cocok untuk membangun kepercayaan dengan mitra bisnis global.
Singkatnya, P-Mark ditujukan untuk pasar domestik, sedangkan ISO 27701 lebih mengarah pada pengembangan sistem yang juga memperhatikan kebutuhan internasional.
Mengapa ISO 27701 Penting di Indonesia
Berikut alasan ISO 27701 memegang peranan penting di Indonesia :
- Diperlukan kepatuhan terhadap Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) di Indonesia.
- Jumlah perusahaan yang mendapat sertifikasi ISO 27701 di Indonesia mulai meningkat.
Kami akan menjelaskan bersama latar belakang mengapa ISO 27701 semakin mendapat perhatian di Indonesia.
1. Tuntutan Kepatuhan terhadap Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) di Indonesia
Di Indonesia, Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) disahkan pada tahun 2022, dan sejak itu perusahaan dituntut untuk mengelola data pribadi dengan lebih tepat dan bertanggung jawab.
UU ini menetapkan aturan untuk melindungi privasi individu, mirip dengan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi di Jepang atau GDPR di Uni Eropa.
Misalnya, saat mengumpulkan data pribadi, perusahaan wajib memperoleh persetujuan dari pemilik data, dan ada standar ketat terkait penyimpanan serta penggunaannya.
Sebagai kerangka kerja yang dipercaya untuk memenuhi UU PDP, ISO 27701 kini mulai banyak diperhatikan.
Standar ini mengatur kebijakan, sistem, dan prosedur pengelolaan data pribadi berdasarkan standar internasional, dan mencakup banyak aspek yang sejalan dengan ketentuan UU PDP.
Dengan kata lain, menerapkan ISO 27701 akan membantu perusahaan membangun sistem operasional yang sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku.
2. Jumlah Perusahaan di Indonesia yang Memperoleh Sertifikasi ISO 27701 Semakin Meningkat
Beberapa tahun terakhir, semakin banyak perusahaan di Indonesia yang mulai memperoleh sertifikasi ISO 27701.
Terutama sektor seperti layanan cloud, e-commerce, keuangan, kesehatan, dan pendidikan yang banyak mengelola data pribadi, mendorong perusahaan untuk memperoleh ISO guna membangun kepercayaan.
Tidak hanya perusahaan Jepang, tapi juga perusahaan lokal dan multinasional telah mengadopsinya.
Contohnya, perusahaan e-commerce besar Indonesia, Blibli, telah memperoleh sertifikasi ISO/IEC 27001 dan ISO/IEC 27701 untuk memperkuat standar tata kelola datanya (HEAPTALK – Indonesia’s Blibli obtains ISO/IEC 27701 certification)
Ke depan, memperoleh sertifikasi ISO27701 di Indonesia bukan hanya sekadar pemenuhan formalitas, tetapi juga akan menjadi langkah penting untuk mempertahankan daya saing bisnis.
3 Manfaat Utama Memperoleh Sertifikasi ISO 27701 di Indonesia
Secara umum, manfaat pengambilan sertifikasi ISO 27701 adalah sebagai berikut :
- Memberikan keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan lain
- Meningkatkan kreditabilitas dalam kepatuhan terhadap UU PDP
- Memperkuat keamanan dan perlindungan privasi secara bersamaan
Dengan memahami ketiga poin ini, perusahaan dapat melihat dengan lebih jelas mengapa penerapan ISO 27701 menjadi semakin penting saat ini, serta manfaat konkret yang dapat diperoleh dari sertifikasi tersebut.
1. Memberikan keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan lain
Mendapatkan sertifikasi ISO 27701 dapat menjadi pembeda yang kuat dari perusahaan lain.
Di Indonesia, masih sedikit perusahaan yang memiliki sertifikasi ini. Dengan menerapkannya lebih awal, perusahaan dapat lebih mudah mendapat pengakuan di industrinya.
Selain itu, dalam proses tender atau pemilihan mitra baru, pengelolaan data pribadi sering menjadi pertimbangan. Dalam situasi seperti itu, sertifikasi ISO 27701 dapat menjadi bukti konkret yang menunjukkan kredibilitas dan kepercayaan perusahaan dalam pengelolaan data pribadi.
2. Meningkatkan kreditabilitas dalam kepatuhan terhadap UU PDP
Seperti disebutkan sebelumnya, Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) telah diberlakukan di Indonesia, dan perusahaan kini dituntut untuk bertanggung jawab atas pengelolaan data pribadi.
Kewajiban seperti menjelaskan tujuan penggunaan data, memperoleh persetujuan, serta mengatur penyimpanan dan penghapusan data semakin diperketat.
Dalam kondisi ini, perusahaan yang memiliki sertifikasi ISO 27701 lebih mudah diakui sebagai perusahaan yang memiliki “sistem pengelolaan data pribadi yang sesuai”, serta dapat membangun citra sebagai “perusahaan yang tepercaya” di mitra bisnis maupun publik.
3. Memperkuat Keamanan dan Perlindungan Privasi Secara Bersamaan
ISO 27701 adalah standar yang dibangun di atas ISO 27001, standar internasional untuk keamanan informasi, dengan menambahkan elemen perlindungan privasi.
Dengan sertifikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan keamanan informasi dan perlindungan data pribadi secara bersamaan.
Di Indonesia, pengawasan terhadap keamanan informasi dan pengelolaan data pribadi diperkirakan akan semakin ketat ke depannya. Penerapan merupakan langkah yang sangat efektif untuk membangun sistem yang mampu menangani kedua aspek tersebut, yaitu keamanan informasi dan perlindungan data pribadi.
Tantangan dalam Mendapatkan Sertifikasi ISO 27701
Selain keuntungan, pengambilan sertifikasi juga menimbulkan beberapa tantangan tersendiri sebagai berikut:
- Memerlukan waktu dan tenaga hingga sertifikasi diperoleh
- Biaya awal dan biaya pemeliharaan dapat melebihi perkiraan
- Harus sudah memiliki atau bersamaan dengan sertifikasi ISO 27001 (keamanan informasi)
Agar tidak terkejut di kemudian hari, pastikan Anda sudah memahami hal-hal ini sejak awal.
1. Memerlukan waktu dan tenaga hingga sertifikasi diperoleh
Untuk mendapatkan sertifikasi ISO 27701 membutuhkan persiapan dan waktu yang cukup.
Perusahaan harus menambah kebijakan dan sistem operasional terkait perlindungan privasi, termasuk mengidentifikasi jenis data pribadi, cara perolehan, tujuan penggunaan, durasi penyimpanan, dan aturan penghapusannya secara rinci.
Di Indonesia, proses sertifikasi juga melibatkan dokumen berbahasa lokal dan komunikasi dengan lembaga sertifikasi, yang menambah tantangan.
Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan apakah manfaatnya sebanding dengan usaha yang diperlukan sebelum memulai sertifikasi.
2. Biaya awal dan biaya pemeliharaan dapat melebihi perkiraan
Sertifikasi memerlukan biaya awal yang cukup besar. Selain biaya audit dari lembaga sertifikasi, biaya untuk penyusunan dokumen, revisi kebijakan, dan pelatihan internal juga cukup signifikan.
Di Indonesia, ada tambahan biaya seperti pemilihan lembaga audit lokal, terjemahan dokumen, dan konsultasi yang perlu diperhitungkan.
Perusahaan tanpa sertifikasi ISO 27001 biasanya harus mengurus kedua sertifikasi sekaligus, sehingga biaya bisa menjadi dua kali lipat.
Selain itu, sertifikasi memerlukan audit pemeliharaan tahunan dan audit pembaruan setiap tiga tahun. Biaya ini bervariasi tergantung ukuran perusahaan, dan seringkali “lebih tinggi dari perkiraan awal”.
3. Harus sudah memiliki atau bersamaan dengan sertifikasi ISO 27001 (keamanan informasi)
ISO 27701 adalah standar tambahan dari ISO 27001 yang berfungsi sebagai sistem manajemen privasi informasi (PIMS) yang dibangun di atas sistem manajemen keamanan informasi (ISMS). Dengan kata lain, ISO 27701 tidak bisa berdiri sendiri dan memerlukan ISO 27001 sebagai dasar operasionalnya. Standar ini menambah kontrol khusus untuk pengelolaan data pribadi dalam kerangka ISO 27001.
Organisasi tanpa sertifikasi ISO 27001 harus membangun ISMS terlebih dahulu, yang meningkatkan waktu, biaya, dan beban kerja. Mendapatkan kedua sertifikasi sekaligus juga memerlukan pemenuhan persyaratan keduanya, sehingga butuh perencanaan dan sumber daya lebih.
5 Langkah untuk Mendapatkan Sertifikasi ISO 27701 di Indonesia
Selanjutnya, kami akan menjelaskan proses untuk mendapatkan sertifikasi ISO dalam 5 langkah. Silakan pahami alur umum proses ini terlebih dahulu.
1. Meninjau kembali sistem pengelolaan data pribadi
Untuk mendapatkan sertifikasi ISO 27701, perusahaan harus memahami dan meninjau sistem pengelolaan data pribadi yang ada.
Langkah pertama adalah mengidentifikasi departemen mana saja yang menangani data pribadi, serta meninjau bagaimana data tersebut saat ini dikelola dan digunakan.
Sebagai contoh, perlu ditelaah adalah apakah metode pengumpulan data pelanggan sudah tepat, apakah lokasi penyimpanan dan hak akses terhadap data dikelola dengan baik, dan apakah aturan penghapusan data sudah ditetapkan secara jelas?
Hal terpenting adalah memastikan aturan tidak hanya tertulis, tetapi juga benar-benar diterapkan dan dijalankan dalam operasional sehari-hari di seluruh bagian organisasi.
2. Menyiapkan dokumen dan kebijakan yang sesuai dengan standar ISO 27701
Selanjutnya, adalah penyusunan dokumen dan regulasi. Standar ini mengharuskan kebijakan dasar dan aturan operasional terkait penanganan data pribadi dituangkan secara tertulis dan dibagikan di dalam perusahaan.
Misalnya, proses pengumpulan data pribadi, tempat penyimpanan data, serta siapa yang bertanggung jawab mengelolanya harus didokumentasikan sebagai prosedur yang jelas, meskipun hal tersebut sudah dilakukan secara rutin dalam kegiatan sehari-hari.
Selain itu, jika sertifikasi dilakukan di Indonesia, dokumen-dokumen ini perlu disiapkan dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia.
Oleh karena itu, penting untuk bekerja sama dengan staf lokal dan mempersiapkan dokumen yang mendukung penggunaan multi bahasa agar proses audit dapat berjalan dengan lancar..
3. Melaksanakan edukasi internal dan pelatihan operasional
Setelah dokumen dan regulasi disusun, perlu dilakukan pelatihan dan edukasi kepada karyawan terkait agar aturan tersebut dapat diterapkan secara efektif di dalam perusahaan.
Misalnya, penting untuk menyampaikan secara rinci pengetahuan dasar seperti “Apa itu data pribadi?”, “Bagaimana cara penanganannya yang benar?”, serta “Dampak jika terjadi kesalahan dalam penanganan”.
Selain itu, karyawan juga perlu memahami aturan dan prosedur perusahaan secara mendalam agar dalam aktivitas sehari-hari mereka dapat secara alami menjalankan kepatuhan terhadap aturan tersebut.
4. Mengidentifikasi kekurangan dan masalah melalui audit internal
Sebelum memperoleh sertifikasi ISO 27701, perusahaan wajib melakukan audit internal untuk memastikan sistem pengelolaan data pribadi dan aturan operasional sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Audit ini tidak hanya sekadar pemeriksaan formal, tetapi juga penting untuk mengumpulkan masukan langsung dari lapangan.
Dengan memahami kendala dan beban yang dirasakan oleh staf, perusahaan dapat menyesuaikan dan memperbaiki sistem agar lebih efektif dan sesuai dengan kondisi nyata di operasional sehari-hari.
5. Mengikuti audit dari lembaga sertifikasi
Setelah persiapan selesai, perusahaan akan menjalani audit dari badan sertifikasi dalam dua tahap: pertama, pemeriksaan dokumen dan sistem; kedua, pengecekan langsung di lapangan untuk memastikan aturan dijalankan dengan benar.
Audit meliputi wawancara, pengecekan dokumen, dan pemeriksaan sistem. Temuan kecil atau saran perbaikan sering muncul, dan perusahaan harus menanggapinya cepat agar sertifikasi bisa diperoleh dengan lancar.
Jika lolos tahap ini, perusahaan resmi mendapatkan sertifikasi ISO 27701.
Biaya sertifikasi ISO 27701 di Indonesia
Saat mengurus sertifikasi ISO 27701 di Indonesia, perusahaan harus memperhitungkan berbagai biaya, seperti audit sertifikasi, jasa konsultan, pelatihan internal, penyusunan dan penerjemahan dokumen. Biaya audit bisa mencapai puluhan hingga ratusan juta rupiah tergantung skala perusahaan. Jika mencakup kantor luar negeri, biaya dan waktu persiapan bisa lebih tinggi. Selain biaya awal, ada juga biaya audit tahunan dan pembaruan setiap tiga tahun, sehingga perlu disiapkan dalam rencana anggaran jangka panjang.
1. Perbedaan biaya sertifikasi jika ISO 27001 dan ISO 27701 diperoleh secara bersamaan
ISO 27701 adalah standar yang dibangun berdasarkan ISO 27001. Oleh karena itu, jika perusahaan belum memiliki sertifikasi ISO 27001, maka pada prinsipnya kedua sertifikasi harus diurus secara bersamaan. Dalam hal ini, biaya sertifikasi juga perlu dihitung secara bersamaan, sehingga anggaran yang dibutuhkan akan berbeda dibandingkan jika hanya mengambil salah satu saja.
Secara umum, dibandingkan dengan hanya mengambil ISO 27001, proses sertifikasi gabungan ini memerlukan lebih banyak dokumen dan item yang harus diperiksa. Akibatnya, biaya audit, biaya konsultan, serta waktu persiapan juga akan lebih besar. Sebagai gambaran, biaya total bisa meningkat sekitar 1,3 hingga 1,5 kali lipat dibandingkan jika hanya mengambil ISO 27001. Namun, jika dibandingkan dengan mengambil kedua sertifikasi di waktu yang berbeda, mengambilnya secara bersamaan bisa mengurangi beban kerja yang tumpang tindih dan menekan biaya audit.
Pilihlah metode sertifikasi yang paling sesuai dengan kondisi dan jadwal implementasi di perusahaan Anda.
Rangkuman
ISO27701 bukan sekadar sertifikasi internasional, tetapi juga kerangka kerja untuk memperkuat sistem pengelolaan data pribadi sesuai standar global. Di Indonesia, seiring diberlakukannya UU PDP (Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi), perusahaan dituntut menerapkan standar tinggi dalam pengelolaan privasi.
Dengan menerapkan ISO 27701, perusahaan dapat memperbaiki aturan internal dan meningkatkan kualitas operasional, sekaligus memastikan kepatuhan hukum dan membangun kepercayaan.
Bagi Anda yang masih ragu apakah perlu memperoleh sertifikasi ini, atau merasa belum paham alur dan persyaratan khusus di Indonesia, sebaiknya berkonsultasi dengan mitra sertifikasi lokal yang memahami kondisi setempat.
Kami 3A Consulting menyediakan Jasa Konsultasi ISO dan siap membantu menyusun rencana sertifikasi yang sesuai dengan kebutuhan serta kondisi perusahaan Anda. Silakan kunjungi situs layanan kami di Indonesia untuk informasi lebih lanjut.
Source : ninsho-partner.com
Hubungi Via WhatsApp