Plan Do Check Act adalah pendekatan sistematis yang digunakan untuk memastikan proses manajemen berjalan efektif, efisien, dan berorientasi pada perbaikan berkelanjutan. Pendekatan ini dapat membantu organisasi dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan menyempurnakan proses-proses penting dalam operasional mereka. Selain itu, siklus PDCA juga menjadi salah satu fondasi penting dalam berbagai standar sistem manajemen internasional, termasuk ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 27001. Untuk lebih jelasnya, berikut kami sajikan info lebih lanjut mengenai apa itu PDCA.
Apa Itu Siklus Plan Do Check Act (PDCA)?
Plan Do Check Act adalah metode manajemen berulang yang dirancang untuk mendorong perbaikan berkelanjutan dalam suatu proses atau sistem. Siklus ini membantu organisasi untuk merancang strategi, mengimplementasikannya, meninjau hasilnya, dan melakukan perbaikan berdasarkan temuan yang ada. Dengan mengikuti pendekatan ini, tim dapat mengembangkan hipotesis, menguji ide-ide tersebut, dan menyempurnakannya dalam siklus perbaikan yang terus berlanjut.
Perlu diketahui bahwa siklus PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart, yang dikenal sebagai “father of statistical quality control”. Dalam bukunya yang berjudul Economic Control of Quality Manufactured Product, Shewhart menerapkan metode ilmiah pada pengendalian kualitas ekonomi.
Gagasan Shewhart ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh William Edwards Deming. Deming kemudian mengajarkan metode ini — yang saat itu ia sebut sebagai siklus Shewhart — kepada para engineer di Jepang. Di sana, siklus Shewhart dipadukan dengan prinsip Kaizen (konsep perbaikan berkelanjutan asal Jepang yang dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa), sistem produksi Toyota, dan pendekatan lean manufacturing, hingga akhirnya dikenal luas dengan nama siklus Plan Do Check Act (PDCA).
Saat ini, metodologi ini juga dikenal dengan berbagai istilah lain, yaitu:
- Deming cycle atau Deming wheel
- Shewhart cycle
- Control cycle
- Plan-Do-Study-Act cycle atau PDSA cycle
Baca Juga: Proses Sertifikasi ISO 27001 (ISMS) di Perusahaan
Empat Fase dalam Plan Do Check Act
1. Plan (Rencana)
Langkah pertama dalam siklus PDCA adalah merancang rencana yang matang. Di tahap ini, fokus utamanya adalah mengidentifikasi masalah yang sedang terjadi atau peluang yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan perbaikan. Penting untuk mendefinisikan masalah dengan jelas, menetapkan tujuan yang ingin dicapai, serta menyusun langkah-langkah konkret untuk mencapainya.
Pengumpulan data sangat dibutuhkan di tahap ini agar akar masalah bisa ditemukan sehingga strategi penyelesaiannya bisa lebih tepat sasaran. Semakin baik rencana yang disusun, semakin besar kemungkinan keberhasilan pelaksanaannya.
2. Do (Laksanakan)
Setelah rencana dibuat, saatnya mencoba menjalankannya. Di tahap “Do” ini, Anda melaksanakan rencana dalam skala kecil terlebih dahulu untuk melihat apakah semuanya berjalan sesuai harapan. PDCA mendorong perubahan kecil yang bertahap, sehingga risiko bisa diminimalkan.
3. Check (Periksa)
Tinjau kembali pelaksanaan yang sudah dilakukan pada tahap “Do” untuk memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana. Kemungkinan besar Anda akan menemukan beberapa hal yang perlu diperbaiki. Hal ini wajar karena memang itulah inti dari konsep perbaikan berkelanjutan. Dengan pendekatan ini, Anda bisa mendeteksi masalah-masalah kecil sebelum berkembang menjadi lebih besar.
Jika diperlukan, lakukan peninjauan ulang terhadap rencana proyek agar tetap selaras dengan tujuan awal. Atau jika ada hal yang perlu disesuaikan, tahap ini menjadi waktu yang tepat untuk melakukan perubahan tersebut.
4. Act (Bertindak)
Tahap Act dalam siklus PDCA (Plan Do Check Act) adalah fase di mana organisasi mengambil tindakan berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan pada tahap “Check”. Pada tahap ini, solusi atau perbaikan yang telah terbukti efektif diterapkan secara penuh untuk memperbaiki proses atau menyelesaikan masalah yang ada.
Tujuan utama tahap Act adalah memastikan bahwa perbaikan yang telah ditemukan tidak hanya berhenti pada evaluasi, tetapi benar-benar diimplementasikan dan menjadi bagian dari standar kerja yang baru. Selain itu, jika dalam tahap Check ditemukan adanya kekurangan atau hal yang masih perlu disempurnakan, tahap Act juga menjadi momen untuk melakukan penyesuaian atau modifikasi pada rencana agar hasilnya lebih optimal.
Perlu diingat bahwa PDCA adalah sebuah siklus yang berkelanjutan. Jadi, jika dibutuhkan, Anda bisa kembali ke tahap Rencana untuk terus menyempurnakan proyek atau proses yang sedang dijalankan.
Manfaat Penggunaan Metode Plan Do Check Act
Plan Do Check Act adalah pendekatan sistematis yang dapat memberikan berbagai manfaat bagi organisasi, antara lain:
- Peningkatan berkelanjutan: PDCA mendorong organisasi untuk terus menyempurnakan proses dan prosedur yang ada guna mencapai hasil yang lebih baik.
- Pemecahan masalah yang lebih terstruktur: PDCA membantu organisasi dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah melalui pendekatan terstruktur.
- Keterlibatan tim yang lebih aktif: Metode ini mendorong kolaborasi antar anggota tim lintas departemen, sehingga tercipta kerja sama yang solid demi mencapai tujuan bersama.
- Komunikasi yang efektif: PDCA mendorong komunikasi yang efektif antara anggota tim, memungkinkan berbagi informasi, ide, dan feedback.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan: Dengan proses yang terus dievaluasi dan diperbaiki, PDCA membantu organisasi untuk lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan, sehingga meningkatkan kepuasan mereka.
- Peningkatan efisiensi: Karena proses yang terstruktur dan terus disempurnakan, PDCA membantu organisasi bisa menjalankan operasional dengan lebih efisien dari waktu ke waktu.
Baca Juga: Memahami 10 Klausul ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu
Peran Siklus PDCA dalam ISO
Siklus PDCA (Plan Do Check Act) memainkan peran penting dalam berbagai standar ISO, termasuk ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 27001. PDCA bukan sekadar metode untuk perbaikan berkelanjutan, tetapi juga merupakan pendekatan utama yang digunakan dalam standar-standar ini untuk membantu organisasi mengelola sistem manajemen secara lebih efektif dan terstruktur.
Sebagai contoh, ISO 9001 adalah standar manajemen mutu internasional yang mengharuskan organisasi untuk menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu guna meningkatkan proses dan produk secara berkelanjutan.Siklus PDCA sejalan dengan struktur dan tujuan ISO 9001, karena mendorong organisasi untuk secara sistematis mengidentifikasi dan mengatasi masalah dalam proses, memantau dan mengevaluasi kinerja, serta terus melakukan peningkatan.
Dengan menerapkan PDCA, organisasi dapat memperkuat upaya mereka dalam mencapai dan mempertahankan sertifikasi ISO 9001. Tidak hanya itu, siklus PDCA juga menjadi dasar dalam penerapan standar ISO lainnya, seperti ISO/IEC 27001 untuk Sistem Manajemen Keamanan Informasi (ISMS) dan ISO 14001 untuk Sistem Manajemen Lingkungan. Hal ini menunjukkan bahwa PDCA adalah pendekatan yang aplikatif di berbagai bidang manajemen.
Secara garis besar, Plan Do Check Act (PDCA) adalah metode manajemen yang digunakan untuk mendorong perbaikan berkelanjutan. Dalam upaya mendapatkan sertifikasi ISO, penerapan PDCA juga sangat penting karena membantu organisasi dalam merencanakan, menerapkan, mengevaluasi, dan menyempurnakan sistem manajemennya secara konsisten dan sistematis.
Jika organisasi Anda saat ini sedang mempersiapkan diri untuk meraih sertifikasi ISO, 3A Consulting siap menjadi mitra strategis yang andal. Kami menawarkan jasa konsultasi ISO di Indonesia. Kami menawarkan layanan konsultasi yang komprehensif, mulai dari asesmen awal, penyusunan dokumen, pelatihan internal, hingga pendampingan selama proses audit.
Bersama 3A Consulting, wujudkan sistem manajemen yang sesuai standar internasional dan dorong peningkatan berkelanjutan di seluruh lini organisasi Anda. Hubungi kami segera untuk informasi lebih lanjut!
Hubungi Via WhatsApp